Como fazer a gestão de documentos do Condomínio


Por Simone Gonçalves em 25/03/2020 | Direito Civil | Comentários: 0

Tags: Direito Condominial, Documentos, Condomínio;

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Para facilitar o controle e o acesso a informações condominiais importantes é essencial realizar gestão de documentos.

 Manter a Gestão Condominial em dia não é tarefa fácil, logo é preciso supervisionar de forma efetiva a documentação mensal, pois o condomínio sempre gera novos documentos. 

 Sabe-se que dentre as diversas competências legais do Síndico está a guarda e segurança de documentos.

 É importante arquivar todo a documentação de forma sistematizada, já que é direito dos condôminos consultarem a documentação do condomínio.

 Ademais, a organização documental adequada demonstra transparência na gestão e traz maior segurança ao condomínio e aos condôminos.

 Mas como ter uma Gestão de Documentos eficiente em seu condomínio?

 Já sabemos que a principal figura de um condomínio é o Síndico, o qual tem a função de administrá-lo, podendo contar com o auxílio de uma administradora ou não.

 Com o passar do tempo, está cada vez mais complexo administrar condomínio, assim uma gestão de documentos eficiente é fundamental.

 Lembre-se, quando você assume a função de Síndico está comprometendo-se a administrar o interesse e patrimônio comum de todos os condôminos.

Logo é importante atentar aos procedimentos corretos no momento de troca da gestão condominial.

Veja que dentre as várias responsabilidades do Síndico também está a transição de documentos e patrimônio físico de sua gestão, que deve ser protocolada junto ao novo Síndico.

Por isso, ao manter uma organização sistematizada dos documentos demonstra a transparência da gestão do Síndico, resguardando o condomínio de problemas legais, administrativos, técnicos e operacionais. 

A gestão de documentos visa garantir que todas as informações estejam facilmente disponíveis e sejam localizadas de forma rápida.

Uma dica para facilitar sua organização é classificar a documentação condominial em Básica, Contábil e Funcionários.

Independente do tamanho do seu condomínio, sempre haverá documentação a ser arquivada. Vejamos então:

- Como controlar Documentos: é essencial o controle de entrada e saída de documentos, pode ser por planilha ou outro meio de preferência do Síndico, assim, em uma fiscalização, por exemplo, uma alternativa a fim de proteger o Síndico é fazer uma lista detalhada e guardar o protocolo da entrega dos documentos.

- Como Guardar Documentos: diante do volume e diversidade de documentos gerados é preciso saber os prazos legais de guarda. Hoje em dia, a maioria dos condomínios, já acessa as principais informações via online (atas, convenção condominial, regimento interno, etc) sendo possível fazer downloads.

- Como Destinar Documentos: ao decidir dar “destino” aos documentos condominiais é necessária rigorosa avaliação e a observância dos prazos legais. Caso o Síndico entenda pela eliminação do documento recomenda-se que antes elabore um “Termo de Eliminação de Documentos” constando a lista dos documentos eliminados com o respectivo número de controle de eliminação documental.

O Síndico precisa saber que alguns documentos são considerados patrimônio do condomínio, como, por exemplo, as plantas do prédio, as quais devem ser mantidas permanentemente em arquivo.

Como se vê, fazer uma gestão de documentos eficiente não é difícil e é fundamental a qualquer condomínio, seja ele pequeno, médio ou grande/clube.

Importante saber que, caso o condomínio seja condenado em ação judicial em razão do Síndico não possuir documentos que deveria guardar, este poderá ser responsabilizado pelo prejuízo causado.

A nossa legislação é clara, o Síndico é o responsável pela guarda e conservação dos documentos do condomínio, independente deste ser administrado por terceiro ou não.

Em resumo, a gestão documental é essencial em qualquer condomínio, pois além de auxiliar na organização e transparência garante o cumprimento de obrigações legais.

E ainda preserva-se o patrimônio e a história do condomínio, como também evita-se penalidades em casos de fiscalização e garante-se provas em casos de ações judiciais.

De qualquer forma e seja qual for a opção de guarda da documentação (física/digital) a responsabilidade legal é do Síndico.

Portanto, para ser um Síndico de alta performance você não deve somente cumprir suas obrigações legais, mas também utilizar-se de alternativas e práticas eficientes à sua gestão.

Proteja seu Condomínio, seja eficiente na gestão dos documentos condominiais!

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Sobre o autor

Simone Gonçalves

Advogada formada pela Universidade da Região da Campanha – URCAMP, com pós-graduação junto ao Instituto de Desenvolvimento Cultural – IDC e Universidade Estácio de Sá. Tem formação pelo Instituto de Aperfeiçoamento em Gestão Legal – IAGL e Administração de Condomínios e Síndico Profissional pela Faculdade Legale. Presta serviços na área Imobiliária e Condominial, de forma a auxiliar Síndicos Moradores e Profissionais, Condôminos, Prestadores de Serviços e Imobiliárias. É colunista fixa do Jornal do Síndico, Viva o Condomínio, Folha do Condomínio Online, Viver em Condomínio e Click Síndico. Ainda tem artigos publicados na Revista Direito & Condomínio. Website: www.simonegoncalves.com.br Instagram: @simonegoncalves.com.br


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